Soalan Lazim - eSPKB

Pesanan Tempatan

Apakah punca No. Pesanan Tempatan tidak ada/ tidak dapat dicari semasa menyediakan daftar bayaran dalam modul invois dengan PT dan apakah tindakan yang sepatutnya dilakukan?

Punca Masalah : 
Ada dua kemungkinan masalah tersebut berlaku :
i) Pesanan Tempatan telah dibatalkan
ii) Daftar bayaran telah disediakan

Langkah yang perlu diambil :
i) Semak status Pesanan Tempatan, jika ia berstatus 7, buat bayaran dengan menggunakan modul Baucar Bayaran tanpa PT. Jika ia berstatus 3, ikut langkah (ii) 
ii) Semak daftar bayaran melalui modul cari dengan mengunci masuk no. Invois. Jika maklumat tidak ada, ia menandakan masalah tersebut berpunca daripada masalah sistem dan buat laporan kepada helpdesk.

Modul Pesanan

Apabila daftar bayaran yang dibuat melalui modul pesanan dengan kontrak tidak boleh diperakukan oleh Pegawai Perakuan I atau II dan mesej dipaparkan “Peruntukan Tidak Mencukupi”, mengapakah perkara ini boleh berlaku?

Punca Masalah : 
Masalah ini timbul sebabkan baki tanggungan dalam kontrak tidak mencukupi atau disebabkan daftar bayaran telah disediakan melebihi tanggungan yang dibuat.

Langkah yang perlu diambil :
i) Semak daftar bayaran melalui modul daftar bayaran pesanan dengan kontrak dan klik cari. Masukkan no. Invois dan klik cari. Jika maklumat tidak ada/tidak dipaparkan ikut langkah (ii) 
ii) Semak baki tanggungan dalam modul pesanan dengan kontrak. Jika baki tanggungan tidak mencukupi, siasat kemungkinan tanggungan terkurang tanggung dan jika ya ikut langkah (iii)
iii) Buat perubahan kepada tanggungan kontrak.

Baucar Bayaran

Baucar bayaran berganda tidak dapat disimpan. Mesej dipaparkan “maklumat penerima bayaran tidak aktif", mengapakah perkara ini boleh berlaku dan apakah langkah-langkah yang perlu dilakukan?

Punca Masalah : 
Masalah ini timbul disebabkan ada di antara penerima bayaran yang belum lagi diaktifkan maklumat berkaitan.

Langkah yang perlu diambil :
i) Semak maklumat penerima bayaran satu persatu dan jika didapati ada rekod yang belum diaktifkan, klik butang aktif dan simpan kembali rekod tersebut. 
ii) Sediakan kembali baucar bayaran tersebut.

Baucar Bayaran

Baucar bayaran apabila dibuat perakuan II mesej dipaparkan “Peruntukan tidak mencukupi”. Semakan telah dibuat didapati peruntukan mencukupi, mengapa ini boleh berlaku dan bagaimana boleh di selesaikan?

Punca Masalah : 
Semakan baki tidak boleh dibuat pada pertanyaan baki kerana di dalam sistem eSPKB terdapat dua baki iaitu baki bayang dan baki sebenar.

Langkah yang perlu diambil :
Semak baki peruntukan melalui laporan harian (BV381) dan pastikan baki bayang masih lagi mempunyai peruntukan yang mencukupi. Jika tidak mencukupi dapatkan peruntukan tambahan.

Kod Profil PTJ

Apabila waran peruntukan disediakan dan disimpan mesej dipaparkan “Kod profil PTJ tidak sah”, mengapa masalah ini boleh berlaku?

Punca Masalah : 
Masalah ini berlaku disebabkan kod profil PTJ yang dikunci masuk tidak sama/ sepadan dengan kod profil yang terdapat dalam jadual DCS.

Langkah yang perlu diambil :
i) Semak kod profil PTJ dalam modul Penyelenggaraan, Jadual Rujukan dan pilih DCS.
ii) Pilih menu Profil dan cari maklumat berdasarkan Kod Jabatan dan semak profil yang dipaparkan. 
iii) Sediakan semula waran peruntukan berdasarkan kod profil yang ditetapkan.

Waran Peruntukan

Pegawai Perakuan II tidak dapat memperakukan waran peruntukan kerana mesej dipaparkan “ Nombor Rujukan Dokumen belum diwujudkan sila hubungi pentadbir sistem” ?

Punca Masalah : 
Masalah ini timbul disebabkan Nombor Rujukan Dokumen belum diwujudkan.

Move must take :
Create Nombor Rujukan Dokumen as following steps:
i) Click menu Penyelenggaraan, Lookup Table and not DCS. 
ii) Choose menu Nombor Rujukan Dokumen.
iii) Click increase and complete cluster information.

Waran Peruntukan

Waran peruntukan yang di kuiri tidak boleh dibatalkan dan mesej dipaparkan “Baki Peruntukan Tidak Mencukupi”?

Punca Masalah : 
Masalah ini timbul disebabkan ada di antara baki peruntukan bagi objek tertentu tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi.

Langkah yang perlu diambil :
i) Sediakan semula waran peruntukan tambahan dengan nilai sama banyak dengan waran peruntukan yang di kuiri. 
ii) Setelah perakuan I dan II di lakukan buat pembatalan ke atas waran peruntukan yang di kuiri.

 

PEGAWAI UNTUK DIHUBUNGI :

EN. SYED AHMAD EFFENDY ALATTAS BIN SYED IDRUS
No. Tel : 03-88723617
 
CIK HASLINDA BINTI BADROLSHAH
No. Tel : 03-88723618
 
PUAN IMELDA RAYMOND
No. Tel : 03-88273616
 
PUAN PAZIYAH UDIN
No. Tel : 03-88723619