Piagam Pelanggan Jabatan Perdana Menteri

 

1. Memastikan urusan sumber manusia diselesaikan mengikut jenis urusan:

  1. Mengeluarkan tawaran kursus kepada peserta dalam masa tidak kurang daripada 5 hari bekerja sebelum kursus bermula.
  1. Mengeluarkan Surat Keputusan/Penyiaran urusan kenaikan pangkat/pemangkuan Kumpulan Sokongan II, Perkhidmatan Bukan Gunasama, Jabatan Perdana Menteri dalam masa 10 hari bekerja selepas Lembaga bersidang.
  1. Mengemukakan Laporan Akhir Kaunseling kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 3 hari bekerja selepas semakan laporan oleh Ketua Seksyen bagi kes rujukan (tidak termasuk kes rujukan untuk Tempoh Pemerhatian Dasar Pemisah)
  1. Mengemukakan ulasan pengukuhan organisasi/perjawatan daripada Pengurusan Tertinggi JPM kepada Jabatan Perkhidmatan Awam/Jabatan/Agensi dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh keputusan pengurusan atasan.
  1. Menguruskan permohonan elaun, cuti dan kemudahan dalam tempoh 10 hari bekerja selepas penerimaan dokumen yang lengkap.
  1. Mengeluarkan surat arahan penempatan dan Pertukaran Pegawai dalam tempoh 10 hari bekerja daripada tarikh pegawai melaporkan diri.

2. Memastikan urusan akaun berikut diselesaikan:

  1. Menyempurnakan 98% larian bayaran (payment run) dalam tempoh 2 hari bekerja daripada tarikh arahan pembayaran diperaku 2.

3. Memastikan kertas keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan dan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga dikeluarkan dalam tempoh 1 hari bekerja dari tarikh mesyuarat diadakan.

4. Memastikan urusan belanjawan, kewangan dan perakaunan dilaksanakan dalam tempoh 5 hingga 14 hari bekerja mengikut jenis urusan:

  1. Memastikan peruntukan awal tahun disalurkan kepada Jabatan/Agensi selewat-lewatnya sebelum atau pada 14hb Januari selepas peruntukan dikunci masuk ke dalam sistem 1GFMAS oleh BPOPA, JANM.
  1. Memastikan Permohonan Kelulusan Perolehan, Ke Luar Negara Atas Urusan Rasmi, Luar Pejabat dan Harta Modal melalui Sistem Ez-Apply diproses dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh permohonan yang lengkap diterima.
  1. Memastikan semua bil diproses dalam tempoh 14 hari daripada tarikh permohonan yang lengkap diterima.

5. Memastikan urusan pembangunan berikut diselesaikan:

  1. Pengagihan Peruntukan Pembangunan (DE) dibuat mengikut peraturan dan prosedur dalam tempoh 3 hari bekerja selepas Waran Am diterima

6. Memastikan urusan audit dalam dilaksanakan seperti berikut:

  1. Pemerhatian Audit Pengurusan Kewangan dikemukakan kepada Jabatan/Agensi JPM dalam tempoh 23 hari bekerja selepas pengauditan selesai dijalankan.
  1. Ulasan terhadap maklum balas daripada Jabatan/Agensi JPM yang diaudit dikeluarkan dalam tempoh 13 hari bekerja selepas jawapan diterima dengan lengkap.
  1. Pemerhatian Audit Prestasi dikemukakan kepada Jabatan/Agensi JPM dalam tempoh 46 hari bekerja selepas pengauditan selesai dijalankan.

7. Menyelesaikan urusan pentadbiran bagi urusan berikut:

  1. Memastikan pihak pengurusan fasiliti bangunan memberikan maklum balas terhadap aduan melalui Sistem Aduan Bersepadu dalam tempoh 3 hari bekerja.
  1. Memastikan surat masuk yang diterima oleh Seksyen Pengurusan Rekod diedarkan melalui Sistem DDMS dalam tempoh 1 hari bekerja.
  1. Memastikan permohonan untuk ke luar negara (atas urusan persendirian) diberi jawapan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permohonan lengkap diterima.
  1. Mengeluarkan Pas Keselamatan Tetap secara dalaman dalam tempoh 1 hari bekerja dan Pas Keselamatan Sementara dalam tempoh 3 hari bekerja daripada tarikh permohonan lengkap diterima.
  1. Mengemukakan notis peringatan pemulangan bahan bacaan seperti berikut:

               Pertama: 1 hari bekerja selepas tamat tempoh pinjaman;

               Kedua: 7 hari bekerja selepas notis peringatan pertama; dan

               Ketiga: 14 hari bekerja selepas notis peringatan kedua.

  1. Memastikan permohonan pengeluaran barangan stor diproses dalam tempoh 3 hari bekerja dari tarikh permohonan sekiranya Stor Utama mempunyai stok.

8. Memastikan urusan komunikasi korporat berikut diselesaikan:

  1. Memberi maklum balas awal terhadap aduan JPM yang diterima dalam tempoh 3 hari bekerja.

9. a. Memberi perkhidmatan nasihat undang – undang yang berkualiti, profesional dan selaras dengan Perlembagaan Persekutuan dan undang – undang Malaysia dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja daripada tarikh penerimaan dokumen dan maklumat yang lengkap dan bergantung pada kerumitan isu.

10. Memastikan urusan integriti JPM dipatuhi seperti berikut :

  1. Melaksanakan pengesanan dan pengesahan ke atas aduan/maklumat yang diterima untuk tindakan tatatertib atau melaporkan kepada agensi penguatkuasaan yang bertanggungjawab dalam tempoh sekurang – kurangnya empat (4) minggu.

11. a. Menyelesaikan aduan kerosakan ICT secara dalaman dalam tempoh 3 hari bekerja sekiranya tidak melibatkan pembekal;

12. Memastikan urusan dasar dan perancangan strategik mematuhi perkara berikut:

  1. Semakan semula Piagam Pelanggan JPM sekurang-kurangnya sekali setahun untuk mencapai dasar dan objektif Jabatan;
  1. Edaran permohonan ulasan Memorandum Jemaah Menteri (MJM) kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian yang berkaitan dalam tempoh 1 hari bekerja daripada dokumen MJM yang lengkap diterima oleh Bahagian.
  1. Edaran keputusan mesyuarat yang memerlukan tindakan dalam tempoh tiga hari selepas mesyuarat.